Dobrze funkcjonujące biuro działa tym sprawniej, im większy porządek panuje w jego dokumentacji. W celu utrzymywania ładu wśród dokumentów stosuje się segregatory, które w dzisiejszych czasach stanowią niezbędne wyposażenie każdego biura.

Segregator składa się ze sztywnej okładki, kartonowej lub z tworzywa. Dzięki zamontowaniu w okładce metalowego mechanizmu z wygiętych prętów i zamknięcia, można przechowywać w segregatorze dokumenty dziurkowane, dokumenty w koszulkach, skoroszyty i przekładki bez obaw, że wypadną lub się pogniotą.

Segregator na dokumenty
 

Segregatory służące do przechowywania dokumentów najłatwiej można podzielić na kategorie biorąc pod uwagę ich wymiary, odpowiadające formatowi przechowywanych dokumentów. Standardowym rozmiarem jest A4, mieszczący zarówno dokumenty tej wielkości jak i mniejsze.

Segregator a5, a4 - wymiary
 

W zależności od potrzeb, można nabyć również segregatory dedykowane do dokumentów o formacie A3, A5 czy A6. Poza formatem papieru, segregatory różnią się od siebie również szerokością grzbietu, od której zależy ilość dokumentów możliwych do umieszczenia w środku. Minimalna szerokość grzbietu zależy od zastosowanego w środku mechanizmu. Jedne z najcieńszych modeli, wyposażone w mechanizm ringowy rozchylany ręcznie, mają grzbiet o szerokości do 90 mm.

Mechanizmy segregatorów dzielą się na:

• Dźwigowe z dociskaczem – odległość pomiędzy prętami mechanizmu odpowiada standardowemu rozstawowi dziurek dziurkacza. Mechanizm otwierany jest za pomocą dźwigni, a kartki przytrzymuje się dodatkowo dociskaczem
• Ringowe – nie posiadają dźwigni zamykającej, zwykle rozchyla się je i zamyka palcami.
• Dociskowe – nietypowy rodzaj segregatorów, w którym nie pojawiają się pręty (ringi) i można w nim przechowywać dokumenty niedziurkowane, przytrzymywane jedynie za pomocą dociskacza.

Segregatory to artykuły biurowe szerokiego zastosowania. Z powodzeniem można używać ich nie tylko w firmach ale także w domach. Mogą służyć do uporządkowania domowych rachunków, umów, gwarancji lub innych dokumentów. Można przechowywać w nich również prace plastyczne.

Z pozoru segregator wydaje się być bardzo prostym sprzętem i zwykle nie zastanawiamy się nad mechanizmem jego działania ani parametrami. Okazuje się jednak, że różnorodność mechanizmów, wymiarów, materiałów okładek i wzorów sprawia, że rynek segregatorów jest całkiem spory i możemy wybierać pomiędzy całkiem pokaźną gamą przeróżnych modeli.

Oczywiście w pierwszej kolejności wybierając segregator będziemy kierować się formatem dokumentów, jakie docelowo chcemy w nim przechowywać. Najczęściej wybór pada na segregatory o wymiarze odpowiadającemu A4, ponieważ większe dokumenty w praktyce spotyka się rzadko, a nawet one mogą być złożone na pół i umieszczone w koszulce w segregatorze standardowego rozmiaru. Również przechowywanie mniejszych formatów dokumentów w segregatorze A4 nie nastręcza żadnych trudności. W zależności od tego, czy będziemy przechowywać dokumenty dziurkowane, czy wyłącznie w koszulkach, warto zwrócić uwagę również na szerokość okładki, aby mieć pewność, że koszulki nie będą wystawać poza obręb okładki, co jest nieestetyczne wizualnie i może także powodować gniecenie się dokumentów.

Segregator - wymiar grzbietu
 

Odrębną kwestią jest wybór szerokości grzbietu. Szerszy grzbiet segregatora nie tylko gwarantuje, że zmieścimy w nim kilkukrotnie większą liczbę kartek. Jest również łatwiejszy do czytelnego opisania, co pozwala na późniejsze szybsze odnajdywanie segregatora z zawartością, której szukamy. Z tego powodu dobrze jest wybierać segregatory z foliową kieszonką na grzbiecie, do której można wsuwać wymienne etykiety z opisem zawartości segregatora. Dzięki temu zmiana zawartości segregatora nie będzie wymagała kreślenia – zamazywania opisów dokonanych na grzbiecie wcześniej. Inną opcją jest również zakup segregatora bez grzbietowej kieszonki i zaopatrzenie się w etykiety samoprzylepne, które także pozwalają w estetyczny sposób oznaczyć zawartość i mogą w razie potrzeby być naklejane jedna na drugą.