W obecnej sytuacji wynajem sprzętu drukującego jest ekonomicznie uzasadniony, gdy daną firmę nie stać na wyposażenie biura we wszystkie niezbędne urządzenia biurowe.

Wynajem - zalety

Nowy sprzęt biurowy kosztuje dziś sporo, dlatego coraz więcej firm wynajmuje sprzęt biurowy, co pozwala znacząco obniżyć koszty drukowania niezbędnych dokumentów. Dodatkowo nie będziesz się martwić kwestiami naprawy i konserwacji wypożyczonych kserokopiarek, nie poniesiesz dodatkowych kosztów, gdy ulegną one awarii. W wielu przypadkach umowa wynajmu zostaje podpisana raz i jest ważna na czas nieokreślony i zostaje rozwiązana z twojej inicjatywy. W innych przypadkach podpisujesz umowę na pewien czas. Będziesz mieć do czynienia tylko z jednym wykonawcą, który jest w pełni świadomy wszystkich twoich wymagań dotyczących kopiowania dokumentów, dzięki czemu możesz być absolutnie pewien jakości otrzymanych kopii. Nie musisz już płacić wielu rachunków - tylko jeden rachunek miesięcznie i nic więcej. Zatem zalety to:

• Znaczne obniżenie kosztów drukowania dokumentów (nawet o 15-30%)

• Brak wydatków na zakup sprzętu

• Możliwość optymalizacji opodatkowania

• Istnieje możliwość wykupienia starego sprzętu po cenie rezydualnej lub rynkowej

• Jeden wykonawca - jedna umowa - jedna faktura raz w miesiącu

• Planowanie i kontrola wydatków

• Utylizacja przestarzałego sprzętu

• Oprogramowanie umożliwiające szybkie monitorowanie infrastruktury druku

• Stabilna i nieprzerwana praca sprzętu bez przestojów

Kiedy zdecydować się na wynajem?

Wraz z pojawieniem się wielu pilnych zadań w zakresie drukowania pojawia się wiele nowych problemów. Znalezienie odpowiedniej kopiarki, drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego, zwłaszcza jeśli drukujesz niezbyt często, to strata czasu, dużo pracy papierkowej i przede wszystkim inwestycja. Ponadto wybór danej drukarki często okazuje się nietrafny i w naszym biurze pojawia się sprzęt, który nie jest dostosowany do specyficznych potrzeb firmy. Wynajem jest też wskazany dla małych firm, które potrzebują drukować co jakiś czas pewne ilości materiałów, ale nie mają środków finansowych, aby zakupić odpowiednie urządzenie lub też jest im ono po prostu niepotrzebne. W takim przypadku wynajem pozwala na uzyskanie pewnych oszczędności. Płatność jest dokonywana według ustalonych stawek za wydruk na koniec każdego miesiąca na podstawie odczytów liczników, które rejestrują liczbę wydrukowanych arkuszy. Koszt kopii obejmuje wszystkie wydatki oprócz papieru. W związku z tym wymiana części zamiennych i dostawa materiałów eksploatacyjnych odbywa się na koszt firmy wynajmującej urządzenie. Dotyczy to wszystkich materiałów źródłowych (wkłady, tonery, bębny fotograficzne, bloki piekarników, wywoływacze itp.) Muszą być uzupełniane lub zmieniane w trakcie wykonywania kopii. Tym samym na cały sprzęt udziela się tu pełnej gwarancji. Sprzęt pozwala na drukowanie stron, umożliwia wykonywanie kopii dokumentów oraz skanowanie niezbędnych informacji. Wystarczy włączyć urządzenie i można rozpocząć proces. Urządzenia wielofunkcyjne są łatwe w obsłudze i wydajnie wykonują przypisane im funkcje.