Chociaż szafy na dokumentach prawdopodobnie nie będą najbardziej efektowną rzeczą, jaką kiedykolwiek kupiłeś, mogą być najważniejsze dla ochrony cennych dokumentów firmowych, zwłaszcza jeśli zdecydujesz się zainwestować w ognioodporne szafy na dokumentach.

Podczas gdy epoka cyfrowa i jej obietnice dotyczące biur bez papieru mogą sprawić, że kupno szafki na dokumenty wyda się staromodne i niepotrzebne, zapewnienie, że Twoja firma może prowadzić działalność mimo wszystko, od pożarów i klęsk żywiołowych po awarie serwerów i hakerzy nigdy nie wyjdą z mody.

Nie jesteś przekonany, że powinieneś zachować stary styl? Oto pięć powodów, dla których potrzebujesz ognioodpornych szafek na akta:

1. Chmura jest wrażliwa. Ze względu na cały ten szum, który pomaga przedsiębiorstwom zarówno przechowywać ważne informacje, jak i ułatwiać dostęp do nich zatwierdzonym użytkownikom, zdolność serwera chmury do ochrony najważniejszych dokumentów jest, cóż, trochę zamglona. "Nie ma żadnego znaku jakości, który wskazywałby na to, że ten dostawca robi dobre, bezpieczne przetwarzanie w chmurze. Firma lub osoba chcąca przenieść się do chmury będzie musiała dokonać ogromnego skoku wiary w to, że jej dane są chronione", powiedział CNN.com Thomas Parenty, dyrektor zarządzający Parenty Consulting, firma konsultingowa z Hongkongu zajmującej się bezpieczeństwem informacji. Nagrania są podatne na awarie serwerów, a jeśli nie będziesz miał wydrukowanych kopii tych dokumentów, mogą zostać utracone na zawsze". Co więcej, hakerzy uzyskali dostęp do poufnych dokumentów, które firma przechowują online; od dokumentacji finansowej, przez informacje o personelu, po tajemnice firmowe. Możesz chronić swoje dokumenty przed awariami komputerów i złodziejami, przechowując je w zamkniętej, ognioodpornej szafce na dokumentach.

2. Przejście na technologię cyfrową jest kosztowne. Jeśli jesteś długoletnim przedsiębiorstwem, masz szansę na lata, a może nawet dziesięciolecia, na przechowywanie papierowych zapisów. Tworzenie cyfrowych kopii wszystkich tych plików jest nie tylko czasochłonne, ale i kosztowne (rozważ możliwość skanowania dokumentów lub spędzania godzin na wprowadzaniu danych). Nie wspominając o kosztach ponoszonych przez przedsiębiorstwo zajmujące się przechowywaniem danych w chmurze). Zamiast inwestować czas i pieniądze w cyfrową, niekończącą się pracę papierkową, usprawnij samo przechowywanie danych. Nawet jeśli przejdziesz na technologię cyfrową dla części przedsiębiorstwa, będziesz chciał zachować drukowane kopie najważniejszych dokumentów do kopii zapasowych w przypadku awarii serwera.

3. Ochrona dokumentacji biznesowej jest krytyczna. Utrata ważnych dokumentów w przypadku pożaru lub innej sytuacji awaryjnej może być katastrofą dla działalności firmy. Osiemdziesiąt procent firm, które ucierpiały w wyniku katastrofalnego pożaru gaśnie w ciągu dwóch lat od pożaru, częściowo z powodu utraty niezastąpionych dokumentów, według FireKing. Zabezpieczenie ich za pomocą ognioodpornej szafki na akta ułatwi odbudowę firmy w przypadku katastrofy. BusinessInsider.com niedawno stworzył listę dokumentów, które powinny być zapisane na zawsze.

Należą do nich:

• Zezwolenia .
• Dokumentacja podatkowa
• Regulamin
• Leasing
• Protokoły z posiedzeń zarządu
• Dokumenty formacyjne
• Świadectwa udziałowe
• Hipoteki
• Inne ważne zapisy obejmują:
• Umowy i porozumienia, które stanowią dowód własności
• Dokumentacja personalna i płacowa
• Akta klientów
• Standardowe procedury operacyjne
• Historia rachunków i dokumentacja wysyłkowa
• Dokumentacja podatkowa

4. Standardowe szafki na akta tego nie przetną. Myślisz, że twój papier jest bezpieczny w standardowej, metalowej szafce na akta? Zastanów się jeszcze raz. Papier spala się w temperaturze 400 stopni, a większość pożarów struktury jest znacznie gorętsza od tej temperatury; standardowa metalowa szafka na teczki nie jest przystosowana do ochrony papieru w wysokich temperaturach. (Chcesz dowodu? Sprawdź ten film z FireKing). Wysokiej jakości ognioodporne szafki na akta są wyposażone w certyfikat wydany przez Underwriter's Laboratory, niezależną, niekomercyjną organizację badawczą, która określa, jakie temperatury mogą wytrzymać dana szafka i na jak długo. Na przykład, temperatura wewnętrzna szafy klasy 350, oceniana na godzinę, nie osiągnie ponad 350 stopni, gdy przez godzinę będzie wystawiona na działanie temperatury zewnętrznej 1700 stopni.

5. Pożary są bardziej powszechne, niż ci się wydaje. Według Stowarzyszenia Inżynierów Ochrony Przeciwpożarowej, każdego roku w Stanach Zjednoczonych pożary zabijają ponad 3000 osób, ranią ponad 18000 i powodują 18 miliardów dolarów strat materialnych. Dla biznesu, przyczyny mogą cię zaskoczyć. "Wiele słyszy się o pożarach elektrycznych i podczas gdy kable czasami są krótkie, w większości przypadków ludzie pod koniec dnia pracy lub tygodnia zapominają wyłączyć mikrofalówkę, dzbanek do kawy lub komputer," George Capko, wiceprezes i kierownik ds. zagrożeń inżynieryjnych w FM Global powiedział FacilitiesNet.com. Wszystko, od wadliwego okablowania, przez podpalenie, po nadzór nad pracownikami, może spowodować pożar, ale można pomóc zmniejszyć jego skutki, stosując ognioodporne szafki na pliki, aby chronić dokumenty. Nie tylko zapewniają one, że dokumenty nie zostaną zniszczone przez pożar, ale wiele z nich jest przynajmniej nieco wodoodpornych (na wypadek, gdyby te zraszacze wybuchły) i przetestowane pod kątem uderzenia w przypadku zawalenia się budynku. Ze względu na te czynniki, oprócz pożarów, szafki te mogą być również przydatne w przypadku powodzi, tornada, trzęsienia ziemi i innych zagrożeń związanych z pogodą.