Przeprowadzka do nowego biura to przygoda, ale jej przeprowadzenie wymaga zaplanowania płynnego przejścia. Musisz wiedzieć, dlaczego przeprowadzasz się do nowego biura i czego Ty, Twoi pracownicy i Twoi klienci potrzebują z nowej lokalizacji. Bez tych rozważań ryzykujesz, że przeprowadzisz się w nowe miejsce, które nie będzie miało wszystkiego, czego potrzebujesz.

Nie pozwól, żeby biuro cię stresowało. Przygotuj się na wskazówki dotyczące zmiany lokalizacji biura, a będziesz wiedział, jak sobie z tym poradzić. Oprowadzimy Cię po tym, jak przygotować się do przeprowadzki, mając na uwadze wskazówki i rzeczy, o których należy pamiętać.

PO CO PRZENOSIĆ SWOJE BIURO POŚRÓD KORONAWIRUSA?

Prowadzenie biznesu podczas COVID-19 wiąże się z wieloma wyzwaniami. Możesz myśleć, że relokacja biura przyczyni się do zwiększenia tych trudności, ale tak nie jest. Przenosząc swoje biuro w czasie występowania wirusa coronavirusowego, będziesz mógł ponownie przemyśleć swoje miejsce pracy. Przenieś się do nowego biura, aby wybrać miejsce pracy, które będzie dobrze funkcjonować w tych czasach i..:

• Używaj boksów do promowania przestrzeni osobistej: Zapewnienie indywidualnej przestrzeni dla członków zespołu kontroluje poziom dźwięku w Twoim biurze i wyznacza przestrzeń osobistą. Są to korzyści w każdej chwili, ale ponieważ przenosisz biuro podczas COVID-19, pamiętaj, że kabiny pomagają zwalczać rozprzestrzenianie się zarazków, jak również, w przeciwieństwie do otwartego planu piętra.
• Zminimalizuj powierzchnie wspólne: Przeniesienie do mniejszej przestrzeni oznacza, że możesz ograniczyć powierzchnie publiczne i zaoszczędzić pieniądze w nowej lokalizacji. Zamiast korzystać z małych sal konferencyjnych, w których pracownicy znajdują się w bliskim sąsiedztwie, postaw na technikę biurową, która pozwala zebrać zespoły.
• Wybierz większą lokalizację z rozproszonymi strefami wspólnymi: Przeniesienie biura w czasie występowania wirusa koronarograficznego oznacza możliwość uzyskania przestrzeni z dużymi powierzchniami wspólnymi. Przestronne pomieszczenia do przerwy w pracy lub sprzedaży konferencyjne pozwalają zespołowi na zachowanie społecznego dystansu. Centrum Zwalczania i Zapobiegania Chorób (CDC) zaleca zachowanie co najmniej 6 stóp odstępu pomiędzy innymi osobami, tak więc duża ilość miejsc we wspólnych pomieszczeniach biurowych pomaga pracownikom zachować bezpieczną odległość.
• W zależności od stanowiska, możesz przydzielić kierownika projektu do procesu relokacji: Gładkie materiały, takie jak uszczelniony beton lub stal nierdzewna, są idealne. Im mniej szwów i porów ma powierzchnia, tym łatwiej powinno być utrzymać ją w czystości. Wytyczne CDC mówią o czyszczeniu powierzchni mydłem i wodą oraz środkiem dezynfekującym, więc upewnij się, że nowe biuro ma również wodoodporne powierzchnie.

RZECZY DO ROZWAŻENIA PRZY PRZENOSZENIU BIURA

Od wyboru lokalizacji po jej wyposażeniu, każdy etap procesu relokacji jest ważną decyzją. Biorąc pod uwagę tak wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas relokacji biura, posiadanie potrzeb i planu działania pozwoli utrzymać się na właściwej drodze. Zapoznaj się z tymi czynnikami, które należy wziąć pod uwagę podczas relokacji firmy:

1. NOWY FURNITURA

Nowa przestrzeń do nowego początku. Zafunduj sobie i swoim pracownikom nowe meble, wygodne siedzenia i dużo miejsca do pracy, gdy dostaniesz meble do przeprowadzki. Włącz tę listę mebli do swojego planu działań związanych z relokacją biura, aby mieć pewność, że otrzymasz wszystko, czego potrzebujesz do następnego miejsca pracy:

• Boksy
• Stacje robocze o otwartej koncepcji
• Biurka
• Krzesła biurkowe
• Krzesła do sal konferencyjnych
• Siedzisko recepcyjne
• Meble do salonu
• Stoły konferencyjne

Nie zapomnij o praktycznym wyposażeniu pokoi wypoczynkowych i innych pomieszczeń. Dysponuj odpowiednią powierzchnią lodówki dla dużego biura i włączaj do niej urządzenia, które Twoi pracownicy często używali w poprzednim biurze.

2. NOWY LAYOUT

Kiedy się przeprowadzisz, pomyśl o tym, co było, a co nie było w twoim starym biurze. Czy był odpowiedni przepływ? Czy różne działy twojego biura potrzebują własnej przestrzeni, czy też też muszą współpracować z różnymi działami? Będziesz mógł wybrać pomiędzy otwartą koncepcją a boksami, z których oba mają swoje wady i zalety.

Biura open-plan promują współpracę, ale przyczyniają się do wysokiego poziomu dźwięku i rozłączenia pracowników wyższego szczebla, którzy mają swoje własne pomieszczenia. W otwartym biurze koncepcyjnym używaj materiałów wygłuszających dźwięk, takich jak dywan lub dywany. Zachęcaj do prowadzenia polityki otwartych drzwi z osobami z pakietów C-suite i innymi.

Jeśli wolisz boksy, musisz znaleźć idealną ilość miejsc na swojej przestrzeni. Przy zbyt małej liczbie osób, Twoi pracownicy będą ściśnięci razem, co doprowadzi do dyskomfortu i rozproszenia uwagi. Zbyt wiele kabin może jednak sprawić, że biuro poczuje się puste. Chcesz jednak mieć miejsce na rozwój swojej firmy, więc dokładnie przemyśl układ swojego nowego biura.

3. NOWY STYL

Plan działań związanych z relokacją biura nie musi być ściśle związany z funkcją Twojej nowej powierzchni. Baw się dobrze z odświeżonym projektem. Większość firm, które dokonują relokacji lub przeprojektowania, koncentruje się na nowoczesnych stylach. Smukłe linie, otwarte koncepcje miejsc pracy i minimalna paleta kolorów sprawiają, że przestrzeń nabiera świeżości. Nawet w przypadku nowoczesnego wzornictwa jest miejsce na dostosowanie. Spraw, aby nowy styl Twojej lokalizacji działał na rzecz Twojej firmy i uwzględnił ją:

• Co robi twoja firma
• Ton, który chcesz przekazać
• Do czego twoi pracownicy są przyzwyczajeni
• Co twoi pracownicy chcieliby
• Czy masz klientów przychodzących do biura
• Co chcesz przekazać odwiedzającym biuro

4. MIEJSCE

Weź pod uwagę wielkość Twojej obecnej powierzchni biurowej. Jeśli jest za duża, będziesz chciał ją zmniejszyć. Za mały, a będziesz potrzebował większego miejsca pracy. Wykorzystaj swoją obecną powierzchnię jako przewodnik po tym, czego potrzebujesz w nowym biurze wraz z tymi rozważaniami:

• Liczba pracowników: Każdy członek zespołu potrzebuje swojej własnej przestrzeni. Będą potrzebowali wystarczająco dużo miejsca na swoją obecną pracę i kilka rzeczy osobistych. Nie chcesz, aby wszyscy byli blisko siebie, ale nie chcesz, aby byli tak rozproszeni, że praca z zespołem staje się nieefektywna.
• Liczba działów: Jeśli twoje biuro daje różne miejsca różnych działom, zliczaj dokładnie te, które są ci potrzebne. Nie chciałbyś pominąć w swojej przeprowadzce obszaru dla całego działu.
• Rodzaj miejsca, którego potrzebujesz: Weź pod uwagę pomieszczenia i obszary obecnego biura oraz to, czego używasz lub nie potrzebujesz. Nadaj priorytet pomieszczeniom konferencyjnym w nowym biurze, jeśli masz tendencję do częstego korzystania z nich lub przestronnej recepcji, jeśli klienci często je odwiedzają.

5. LOKALIZACJA

Wśród rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy delokalizacji firmy jest to, że lokalizacja jest kluczowa. Kiedy przeprowadzasz się do nowego budynku, chcesz wybrać najlepszą lokalizację dla swojej firmy i swoich pracowników, więc znajdź nowe biuro, które jest najlepsze:

• Ma wygodny dojazd do pracy: Spróbuj wybrać miejsce, które znajduje się w pobliżu głównych dróg i transportu publicznego. Chcesz, aby Twój zespół miał możliwość dostania się do biura. Chcesz, aby lokalizacja była dostępna dla potencjalnych pracowników również w przyszłości.
• Oferuje bezpłatny i wygodny parking: Jeśli Twoja poprzednia lokalizacja miała bezpłatny parking, nie zabieraj tej korzyści. Poszukaj lokalizacji, w której parking jest dogodny i bezpłatny. Jeśli znajdziesz lokalizację z zadaszonym parkingiem, to jest to kolejna zaleta dla Twoich pracowników i gości.
• Zapewnia bezpieczeństwo i ochronę: Chcesz, aby Twoi pracownicy, Twoja nowa przestrzeń i odwiedzający byli bezpieczni. Szukaj budynku z ochroną lub wynajmij swój własny. Wdrażaj procedury bezpieczeństwa i upewnij się, że budynek jest zgodny z przepisami, aby stworzyć bezpieczne miejsce pracy.
• Ma minimalny hałas z zewnątrz: Twoja nowa lokalizacja może znajdować się tuż przy głównej drodze. Upewnij się, że okno i izolacja tłumią hałas z zewnątrz, aby odciąć zakłócenia.
• Ma minimalny hałas z sąsiednich biur: Jeśli znajdujesz się w budynku, w którym znajdują się różne biura, upewnij się, że nie rozpraszają one uwagi pracowników. Grube ściany i materiały dźwiękochłonne zmniejszają hałas pochodzący od innych.
• Jest łatwy do znalezienia: Gdy klienci odwiedzają Twoje biuro, chcesz mieć budynek, który jest łatwy do znalezienia. Wybierz biuro w znanym budynku lub użyj odpowiedniego oznakowania, aby poinformować odwiedzających, gdzie się znajdujesz.

WSKAZÓWKI DLA PRACODAWCÓW PRZY PRZENOSZENIU BIURA

Jako pracodawca, masz wiele obowiązków, jeśli chodzi o relokację. Musisz wybrać najlepsze miejsce i upewnić się, że jest ono gotowe na udaną przeprowadzkę Twoich pracowników. Pewien stres i czkawka na pewno wystąpią, ale przygotowanie do przeprowadzki pomoże. Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami dotyczącymi relokacji firmy jako pracodawcy:

• Planuj wcześnie i planuj dobrze: Kiedy już zdecydujesz, że przeprowadzka jest najlepsza dla Twojej firmy, przejdź do planu. Stwórz plan działań związanych z relokacją biura z harmonogramem i listą osób lub usług, które musisz zatrudnić. Pomyśl o czasie przeprowadzki i czasie, jaki zajmie Ci jej przeprowadzenie.
• Ustal budżet: Jako pracodawca, wiesz, co jest wykonalne dla Twojej firmy, więc będziesz wiedział, co musisz wydać na relokację. Złamanie budżetu może oznaczać kompromisy w zakresie atutów firmy lub nowych mebli, a nikt tego nie chce. Ale wydatkowanie pieniędzy w ramach budżetu może spowodować, że nie będziesz miał odpowiedniej przestrzeni. Wiedz, co możesz wydać i trzymaj się tego.
• Przydziel kierownika projektu: W zależności od stanowiska, możesz przydzielić kierownika projektu do procesu relokacji. Wybierz członka zespołu o dobrych umiejętnościach komunikacyjnych i organizacyjnych, który będzie nadzorował pewne aspekty przeprowadzki do nowego biura.
• Przeczytaj uważnie umowę: Po wybraniu nowej lokalizacji, nie przeocz niczego w kontrakcie. Negocjuj wszystko, co nie działa dla Twojej firmy. Prawdopodobnie będziesz chciał elastycznej umowy najmu, a nie być zablokowany w długoterminowej umowie. Miej na uwadze swoje obecne i przyszłe potrzeby.
• Zleć zainstalowanie i przetestowanie usług: Internet, elektryczność, telefony i hydraulika są niezbędne w miejscu pracy. Być może będziesz musiał sam obsługiwać usługi internetowe i poszukać dostawców dla swojej firmy. Kiedy już wszystko zostanie zainstalowane, upewnij się, że wszystko działa, zanim pracownicy przeniosą się do innego miejsca pracy.

JAK POMÓC PRACOWNIKOM PORADZIĆ SOBIE Z RELOKACJĄ

Wpływ relokacji biura na pracowników powinien być przede wszystkim pozytywny. Jednak relokacja może prowadzić do stresu dla Twojego zespołu. Przebywanie w nowej lokalizacji oznacza przebudowę rutyny, nowe dojazdy do pracy i potrzebę remontu pomieszczeń. Dlatego zarządzanie relokacją pracowników będzie wymagało odrobiny wysiłku.

Współpraca z kierownikami biur w celu stworzenia planu zarządzania pomaga utrzymać wszystko w porządku. Menedżerowie powinni być pewni siebie i mieć wiedzę na temat przeprowadzki, więc przekaż im wszystko, co wiesz. Będą mogli podzielić się tymi informacjami z pracownikami lub w razie potrzeby odpowiedzieć na pytania. Daj swoim menadżerom spokój i zorganizuj ich w trakcie całego procesu relokacji.

Niezależnie od tego, czy Ty lub menedżerowie zajmiecie się przeprowadzką, postępujcie zgodnie z tymi dodatkowymi wskazówkami dotyczącymi udanej relokacji biura:

• Jak najszybciej powiadomić pracowników, że ma miejsce przeprowadzka.
• Często informuj o przeprowadzce z niezbędnymi aktualizacjami.
• Przekazuj informacje o pobliskich środkach transportu i kierunkach jazdy.
• Powiedz pracownikom wszystko, co powinni wiedzieć o parkowaniu i środkach bezpieczeństwa.
• Zasugeruj pobliskie miejsca na lunch, jeśli przeprowadzasz się daleko od poprzedniego miejsca.
• Przyjmij sugestie, jak poprawić układ i funkcjonowanie biura.
• Otwórz się na wszelkie pytania w trakcie przeprowadzki.
• Nie rób dramatycznych cięć między tym, ile osobistego miejsca pracy mają teraz i będą mieli w nowym biurze.
• Zredukuj inne zmiany podczas przeprowadzki, aby uniknąć przeciążenia pracowników.

Zachęć do przeprowadzki, jeśli przeprowadzka odbędzie się dalej niż po drugiej stronie miasta. Zapewnienie stypendium na relokację, premię i podwyżki dla pracowników wyprowadzających się ze swojej obecnej społeczności pomoże Ci utrzymać obecnych pracowników. Możesz nawet prowadzić badania nad mieszkaniami w nowym rejonie, zapewniając tymczasowe zakwaterowanie dla członków zespołu. Podjęcie przez pracowników pracy w nowym miejscu jest bardzo ważne, ale jeśli jest to warte najlepszej lokalizacji biurowej, zaoferuj wsparcie i zachęty, aby utrzymać swój zespół razem.